Privacybeleid

Quick Lib — Eenmanszaak

70 rue du Vauxhall, 62100 Calais, Frankrijk

SIRET : 93885830500015

DPO Contact : [email protected]

Bij afwezigheid van een aangewezen Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) kan elk verzoek met betrekking tot de bescherming van uw gegevens worden gericht aan: [email protected]

In het kader van het gebruik van de Quick Ask-dienst verzamelen en verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identificatie- en accountgegevens: e-mailadres, wachtwoord (opgeslagen in versleutelde vorm via bcrypt), aanmaakdatum van het account
• Geüploade documenten: PDF-, Word-, Excel-, afbeeldingsbestanden, audiobestanden (MP3, WAV) en videobestanden (MP4) die door de gebruiker zijn verstrekt voor het trainen van zijn AI-assistenten
• Prospectgegevens: informatie verzameld via de formulieren die zijn geïntegreerd in de bots van de gebruiker (naam, e-mail, bedrijf, telefoon en elk aangepast veld dat door de gebruiker is geconfigureerd)
• Technische en gebruiksgegevens: verbindings-IP-adres, verbindingsland, gebruikslogboeken, interacties met bots, gebruiksstatistieken, browsertype
• Factureringsgegevens: betalingsinformatie (bankkaart) wordt uitsluitend verzameld en verwerkt door onze provider Stripe. Quick Lib slaat geen bankgegevens op zijn servers op.

In overeenstemming met artikel 6 van de AVG is elke gegevensverwerking gebaseerd op een specifieke rechtsgrondslag:

• Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6.1.b AVG): verwerking noodzakelijk voor het verlenen van de Quick Ask-dienst (accountaanmaak, abonnementsbeheer, AI-verwerking van documenten, genereren van antwoorden)
• Toestemming (Art. 6.1.a AVG): verzameling van prospectgegevens via de bot-formulieren, verzending van commerciële communicatie
• Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c AVG): bewaring van factureringsgegevens conform fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f AVG): verbetering van de dienst via geanonimiseerde statistieken, fraudepreventie, beveiliging van de dienst

Uw gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie (Parijs, Frankrijk) op de Supabase-servers via AWS Region eu-west-3.

Deze locatie garandeert naleving van de AVG en de soevereiniteit van uw gegevens binnen de Europese Unie. De databases en bestanden worden gehost in ISO 27001-gecertificeerde datacenters.

In het kader van het verlenen van de dienst kunnen uw gegevens worden meegedeeld aan de volgende subverwerkers, die elk handelen in overeenstemming met de AVG:

• Supabase Inc. (databasehosting en authenticatie) — Servers gevestigd in Parijs, Frankrijk (EU). Privacybeleid: https://supabase.com/privacy
• Vercel Inc. (webplatformhosting) — Wereldwijd edge-netwerk met EU-routering. Privacybeleid: https://vercel.com/legal/privacy-policy
• Stripe, Inc. (betalingsverwerking) — PCI-DSS Niveau 1 gecertificeerd. Bankgegevens worden uitsluitend door Stripe verwerkt. Privacybeleid: https://stripe.com/privacy
• Google LLC — Gemini API (AI-verwerking van documenten) — Betaalde professionele API-toegang. Privacybeleid: https://policies.google.com/privacy

De documenten die u uploadt worden verwerkt door de Google Gemini API om contextuele antwoorden te genereren op basis van uw inhoud. De verwerking bestaat uit het extraheren en analyseren van de tekstinhoud van uw documenten om de AI-assistent in staat te stellen vragen van eindgebruikers te beantwoorden.

Uw documenten worden verwerkt via de betaalde professionele toegang van de Gemini API: ze blijven strikt vertrouwelijk en worden NOOIT gebruikt voor het trainen van de modellen van Google, in overeenstemming met de gebruiksvoorwaarden van de Google Cloud API.

Er worden geen volledig geautomatiseerde beslissingen in de zin van artikel 22 AVG genomen ten aanzien van gebruikers op basis van de AI-verwerking. De door de AI gegenereerde antwoorden zijn informatief van aard en hebben geen juridische gevolgen.

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Verlening van de Quick Ask-dienst: accountaanmaak en -beheer, aanmaak van AI-assistenten, verwerking van documenten, genereren van antwoorden, abonnementsbeheer
• Betalings- en factureringsbeheer via Stripe
• Klantenservice, verwerking van verzoeken en communicatie over de dienst
• Naleving van onze wettelijke, fiscale en regelgevende verplichtingen
• Beveiliging van de dienst: detectie en preventie van fraude, bescherming tegen ongeoorloofde toegang
• Verbetering van de dienst op basis van geanonimiseerde en geaggregeerde statistieken

Quick Lib implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking of ongeoorloofde toegang, conform artikel 32 AVG:

• Versleuteling van wachtwoorden (bcrypt) en communicaties (HTTPS/TLS 1.2+)
• Strikt toegangsbeheer: verplichte authenticatie, scheiding van gegevens tussen gebruikers (Row Level Security)
• Hosting op gecertificeerde infrastructuren (AWS eu-west-3, ISO 27001, SOC 2 certificeringen)
• Regelmatige en versleutelde databaseback-ups
• Continue bewaking en toegangsregistratie

In overeenstemming met de artikelen 15 tot 22 AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage (Art. 15 AVG): bevestiging verkrijgen dat uw gegevens worden verwerkt en een kopie ontvangen
• Recht op rectificatie (Art. 16 AVG): onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
• Recht op wissing (Art. 17 AVG): verwijdering van uw gegevens aanvragen, met inachtneming van wettelijke bewaarverplichtingen
• Recht op overdraagbaarheid (Art. 20 AVG): uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat
• Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 AVG): opschorting van de verwerking aanvragen in bepaalde omstandigheden
• Recht van bezwaar (Art. 21 AVG): bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking

Om deze rechten uit te oefenen, stuurt u uw verzoek vergezeld van een identiteitsbewijs naar: [email protected]. Wij verbinden ons ertoe te antwoorden binnen een maximale termijn van één (1) maand na ontvangst van uw verzoek, conform de AVG.

Bij een complex verzoek of een groot aantal verzoeken kan deze termijn met twee (2) extra maanden worden verlengd. U wordt hiervan binnen de initiële termijn van één maand op de hoogte gesteld.

Uw gegevens worden bewaard conform de volgende termijnen:

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van het actieve abonnement, daarna verwijderd binnen 30 dagen na definitieve sluiting van het account
• Geüploade documenten: verwijderd op uw verzoek of automatisch bij sluiting van uw account
• Factureringsgegevens: bewaard gedurende 10 jaar conform de Franse boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
• Verbindings- en technische loggegevens: bewaard gedurende 12 maanden conform de Franse LCEN-wet
• Prospectgegevens: bewaard zolang de bot actief is, daarna verwijderd op verzoek van de eigenaar-gebruiker van de bot